Zeiterfassung, Baustellenplanung und Teamorganisation für den Garten- und Landschaftsbau.

Wie die grewe-gruppe 16 Standorte mit einer App verbunden hat. Und was sich verändert, wenn KI dazukommt.

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Die grewe-gruppe ist ein Zusammenschluss aus 16 Unternehmen im Garten- und Landschaftsbau mit rund 650 Mitarbeitenden. Sie gestalten, pflegen und bauen Freiräume: von kleinen Gärten bis zu großen kommunalen Anlagen. Durch Unternehmenskäufe gewachsen, hatte jeder Standort eigene Prozesse und eigene Tools.

Das Unternehmen war lange analog und dezentral organisiert. Mittels Digitalisierung wollte die grewe-gruppe das ändern: gemeinsame Abläufe schaffen und trotzdem flexibel bleiben. Die Schwierigkeit dabei: Systeme und Arbeitsweisen, die über Jahrzehnte gewachsen waren, fügen sich nicht auf Knopfdruck zusammen.

Projekt: Verbesserung interner Abläufe und Zusammenarbeit
Branche: Baubranche
Expertise: Garten- und Landschaftsbau
Größe: 650 Mitarbeitende an 16 Standorten
Standort: 16 Unternehmen im Norden und in der Mitte Deutschlands

Die Herausforderung

Viele Wege, viele Tools, kein gemeinsames System

Für Baustellenplanung, Zeiterfassung und Maschinenverwaltung gab es jeweils eigene Tools, die untereinander nicht vernetzt waren. Viele Abläufe ließen sich gar nicht digital abbilden. Was fehlte, erledigte Excel.

Dazu kam eine technische Anforderung, die den Rahmen setzte: Die App musste auf der Baustelle offline laufen und am Büro-PC genauso gut funktionieren. Zwei sehr unterschiedliche Situationen, eine Lösung.

„Was früher Tage gedauert hat, geht jetzt in Minuten. Und: Wir verstehen, wie das System funktioniert – wir können es weiterentwickeln.“

Dominik Elsbroek

Unsere Lösung

Eine App für alles, für alle Situationen

Gemeinsam mit der grewe-gruppe haben wir eine zentrale App entwickelt, intern einfach die App“ genannt. Sie fasst zusammen, was zuvor auf viele Tools und Tabellen verteilt war.

Diese Baustellen-App ist mehr als eine Zeiterfassung:

Bauleiter legen Arbeitspakete an, buchen Zeiten direkt in der App und weisen sie Projekten zu. Führungskräfte prüfen und geben frei. Das schafft die Grundlage für präzise Kostenkalkulation und Budgetkontrolle in Echtzeit. Eingebunden sind außerdem Baustellenplanung, Teamübersicht und Maschinenverwaltung.

Unser gemeinsamer Weg

Die App entstand nicht für grewe, sondern mit grewe: mit einem Team aus Digitalisierungsverantwortlichen, Mitarbeitenden aus den Fachabteilungen und der Geschäftsführung. Agile Methoden, echtes Nutzerfeedback, Fokus auf Alltagstauglichkeit. Ziel von Anfang an: eine Anwendung, die grewe langfristig selbst betreiben und weiterentwickeln kann.

„Mit Hilfe der App konnte der Aufwand für unsere Teamplanung von 8 Stunden pro Monat auf 3 Stunden pro Jahr pro Bauleiter reduziert werden. Das macht bei 70 Bauleitern eine jährliche Ersparnis von rund 300.000 Euro.“

Feedback Bauleiter grewe-gruppe

Technik & Umsetzung

Stabile Technik für anspruchsvolle Bedingungen

Wir haben uns für eine Progressive Web App entschieden: auf dem Büro-PC verhält sie sich wie eine Website, auf dem Smartphone wie eine native App, ohne Installation. Sie funktioniert intuitiv, auch für Mitarbeitende ohne Technik-Vorwissen. Gibt es auf der Baustelle Netzprobleme, speichert sie Änderungen lokal und gleicht sie ab, sobald wieder Verbindung besteht. Neue Versionen spielen wir über ein redundantes A/B-System ein, ohne dass Nutzer:innen etwas davon merken. Mehrere Releases pro Tag sind möglich.

Besonderheiten:

Offline-Nutzung mit Caching und Spätsynchronisierung
Hochverfügbare Architektur mit A/B-Cluster
Microservices in Node.js binden externe Systeme an (z. B. Buchhaltung, Auftragsverwaltung)

Laufzeit: fortlaufend, seit 2021
Tätigkeiten: Ideation, Konzeption, UX, Softwareentwicklung, Teamcoaching
Team & Rollen: Product Owner: Digitalisierung & Changemanagement, grewe-intern UX Designerin: 2 Person Fullstack-Entwicklung: 2-5 Personen Prozessbegleitung: 1 Person Stakeholder: Geschäftsführung & Digitalisierungsrunde (Quer durchs Unternehmen)
Technologien & Architektur: PWA in React, react-query, Ruby on Rails, Sidekiq, Docker, PostgreSQL, Redis, Node.js , Express.js
Tools: Claude Code, Figma, Jira & Confluence

Mit KI schneller von der Idee zum Feature

Seit Anfang 2026 hat sich verändert, wie wir gemeinsam mit der grewe-gruppe entwickeln. KI gehört zur täglichen Arbeit: in der Entwicklung, im Design und in der Prozessbegleitung.

Statt neue Funktionen zuerst in einer separaten Design-Umgebung zu skizzieren, bauen wir sie früh als lauffähige Version direkt in der Codebase. Alle Beteiligten sehen etwas, das wirklich funktioniert, keine Skizze. Feedback wird präziser, Überraschungen in der Umsetzung seltener. Was ein Prototyp früher gekostet hat, ist heute kein Engpass mehr.

Das verändert den Rhythmus: Mehr Feedback kommt früher und fließt schneller zurück. UX und Entwicklung rücken enger zusammen.

Bevor Code entsteht, übersetzen wir Anforderungen in maschinenlesbare Spezifikationen. KI braucht präzisen Kontext, um verlässlich zu liefern. Das ist keine Formalität, sondern Voraussetzung: Erst das macht mehrere Arbeitsstränge parallel bearbeitbar.

KI im Produkt

Gemeinsam mit der grewe-gruppe loten wir aus, welche KI-Funktionen in der App als nächstes Sinn ergeben. Ein konkretes Beispiel: ein Bautagebuch per Spracheingabe, bei dem die KI nachfragt, was dokumentiert werden soll. KI senkt die Schwelle für neue Funktionen. Was früher zu aufwendig schien, wird denkbar.

Benefits & Ausblick

Ein Projekt, das im Unternehmen verankert ist

Die grewe-gruppe betreibt die App heute vollständig selbst. Die App passt zu den Abläufen, weil sie gemeinsam gewachsen ist: nicht aus Anforderungsdokumenten heraus, sondern aus dem echten Arbeitsalltag. Neue Funktionen entstehen direkt im Unternehmen, wenn sie gebraucht werden.

Sie ist so gebaut, dass ein Dienstleisterwechsel keine Risiken birgt.
Rund 240.000 Euro Lizenzkosten für externe Tools entfallen pro Jahr.
In einem Geschäftsbereich sank der Zeitaufwand für die Teamplanung von 8 Stunden pro Monat auf 3 Stunden pro Jahr und Bauleiter. Bei 70 Bauleitern ergibt das rund 300.000 Euro Einsparung pro Jahr.

Software, die aus dem Arbeitsalltag heraus entsteht, wird auch wirklich genutzt. Die grewe-App ist dafür ein Beleg.

„Dank der App von mindmatters konnten wir von der Vollkosten- auf die Deckungsbeitragsrechnung umstellen – ein echter Wendepunkt für uns. Jetzt sehen wir klar, welche Projekte wirklich profitabel sind, und treffen unsere Entscheidungen auf belastbarer Grundlage. Das verschafft uns mehr Steuerung, mehr Sicherheit und letztlich mehr Wirtschaftlichkeit.“

Julia Grewe-Schwardt

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