Wie aus einem internen Datenschutz-Tool eine mehrsprachige SaaS-Plattform wurde.

foxondo / fox-on Datenschutz: Unternehmensdokumentation as a Service

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Entdecken
Entwickeln
Ausbauen

fox-on Datenschutz GmbH begleitet Organisationen seit mehr als 20 Jahren in Fragen zu Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance. Der Anspruch: gesetzliche Anforderungen nicht nur erfüllen, sondern verständlich machen.

foxondo ist das Eigenprodukt. Was als internes Arbeitsmittel begann, ist heute ein eigenständiges SaaS-Produkt, das externe Berater:innen und Unternehmen unterschiedlicher Größen nutzen. Die Plattform übersetzt gesetzliche Dokumentationspflichten in modulare, geführte Prozesse, für Datenschutz-Laien genauso wie für Profis.

Projekt: Eigene Produktentwicklung
Branche: Compliance / Datenschutz
Expertise: Datenschutzberatung, IT-Sicherheit
Größe: <20 Mitarbeitende
Standort: Lindlar

Die Herausforderung

Dokumentationspflichten, die in der Praxis kaum umsetzbar waren

Mit der DSGVO entstanden umfangreiche Dokumentationspflichten. Die Praxis sah anders aus: manuelle Prozesse, überladene Excel-Tabellen, fehlende Standards.

Dazu kam eine strukturelle Schwierigkeit: foxondo richtet sich an eine sehr heterogene Zielgruppe, von Datenschutzprofis bis zu Menschen, die das Thema zum ersten Mal angehen. Die Plattform musste für beide funktionieren: fachlich präzise und trotzdem zugänglich. Und das in einer regulatorischen Landschaft, die sich laufend verändert.

Unsere Lösung

Klare, geführte Entscheidungen statt Paragraphen-Dschungel

Gemeinsam mit den Datenschutz-Expert:innen von fox-on haben wir foxondo entwickelt: eine Plattform, die DSGVO-Anforderungen in modulare Frage-Antwort-Systeme übersetzt. Ein interaktiver Entscheidungsbaum passt sich automatisch an die Situation des jeweiligen Unternehmens an, basierend auf den Antworten der Nutzer:innen. Datenschutz-Laien bekommen Orientierung. Expert:innen bekommen Effizienz.

Entstanden ist das nicht für fox-on, sondern mit fox-on: in enger Zusammenarbeit mit ihren Datenschutz-Expert:innen, die die fachliche Tiefe eingebracht haben.

KI im Produkt: Unterstützend und in über 20 Sprachen

fox-on-Expert:innen erstellen Hilfetexte mit weiterführenden Informationen. DeepL übersetzt sie automatisch in über 20 Sprachen. Dazu kommen KI-generierte Support-Videos mit digitalem Avatar, die Nutzer:innen in ihrer jeweiligen Sprache durch komplexe Compliance-Themen führen. Sprachbarrieren gehören damit der Vergangenheit an.

Innerhalb der Anwendung unterstützt KI die Nutzer:innen außerdem direkt bei der Textformulierung: LLM-generierte Textvorschläge helfen beim Ausfüllen von Dokumentationsfeldern. Nutzer:innen kommen schneller zu vollständigen, konsistenten Dokumenten.

„foxondo war für uns ein echter Meilenstein – weil es aus echter Zusammenarbeit entstanden ist. Was mit einem Beratungsprozess begann, ist heute ein tragfähiges Produkt. Die Partnerschaft mit mindmatters war dafür zentral.“

Alef Völkner

Foto aus einem Workshop. Nora heftet Notizzettel an ein Board.

Technik & Umsetzung

Mehrsprachig, modular, langlebig gebaut

foxondo ist für eine sehr heterogene Zielgruppe gebaut und muss beides leisten: ein hochdynamisches Fragenkatalog-System mit performanten Aggregationen für Expert:innen und eine intuitive, einsteigerfreundliche Oberfläche für alle anderen. Die modulare Architektur macht das möglich und ermöglicht Erweiterungen auf neue Compliance-Bereiche, ohne das Fundament anfassen zu müssen.

Im Entwicklungsprozess kombinieren wir Scrum und Extreme Programming: Scrum für Planbarkeit und flexible Priorisierung, XP für Codequalität und enge Zusammenarbeit. Tägliche Abstimmungen und regelmäßige Reviews halten beide Seiten auf demselben Stand.

Laufzeit: seit September 2017
Tätigkeiten: Softwareentwicklung, UX & Research, Teamcoaching
Team & Rollen: Team & Rollen Product Owner: Expert:innen von fox-on UX Design & Research: 1-2 Personen Fullstack-Entwicklung: 2 Personen Stakeholder: Geschäftsführung, Vertrieb Prozessbegleitung (Team- & agile Coach)
Technologien & Architektur: Ruby on Rails, PostgreSQL, Hotwire, TypeScript, Tailwind CSS, Docker, AWS, Infrastructure as Code

Meike aus dem UX-Team bei einem Workshop, sitzend in einer Runde vor einem Whiteboard

Kollaboratives Arbeiten an der Dokumentation

„Ich habe in diesem Projekt von Anfang an das Gefühl gehabt, dass wir wirklich im selben Boot sitzen. Wir konnten Ideen offen diskutieren, gemeinsam wachsen und am Ende etwas Tolles erschaffen.“

Nora Micket

Benefits & Ausblick

Von internem Werkzeug zur wachsenden Plattform

Seit 2020 hat sich foxondo vom internen Arbeitsmittel zu einem eigenständigen SaaS-Produkt entwickelt. Heute nutzen externe Berater:innen und Unternehmen verschiedener Größen und Branchen die Plattform: für Datenschutz, Qualitätsmanagement und Managementsysteme.

Die modulare Architektur ermöglicht Erweiterungen auf ISMS und TISAX-Zertifizierungen. foxondo wächst mit seinen Anforderungen und mit dem regulatorischen Umfeld, in dem seine Nutzer:innen arbeiten.

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