Interfacevarianten der von mindmatters entwickelten Software Storybox

Storybox: Plattform für globale Kampagnenplanung ohne E-Mail-Chaos

Wie wir gemeinsam mit Warner Music eine Plattform entwickelt haben, die nicht nur die Zusammenarbeit verändert, sondern das ganze Unternehmen in Bewegung bringt.

Verstehen
Entdecken
Entwickeln
Ausbauen

Warner Music ist eines der weltweit größten Musikunternehmen. Mit einer Vielzahl internationaler Künstler:innen im Portfolio ist Warner täglich mit der Koordination globaler Kampagnen befasst. Die Herausforderung dabei: Teams arbeiten zeitgleich in verschiedenen Ländern, Zeitzonen und Kontexten – oft mit vielen Mails, Excel-Listen und parallelen Kommunikationswegen.

Projekt: Verbesserung der konzerninternen Zusammenarbeit
Branche: Entertainment
Expertise: Musikbranche
Größe: > 500 Mitarbeitende
Standorte: Hamburg & Berlin

Die Herausforderung

Was fehlte: Überblick, Echtzeit und Klarheit

Es sollte ein Tool entstehen, das echte Transparenz und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglicht. Eine Plattform, die Kampagnen sichtbar, verfolgbar und für alle Beteiligten zugänglich macht – ohne Informationsverlust und Kommunikationschaos.

Gleichzeitig war klar: Die Entwicklung eines solchen Produkts ist nie nur technisch. Es geht immer auch um Kultur, Kommunikation und Vertrauen. Um Rollen, Prozesse und die Bereitschaft, sich auf etwas Neues einzulassen.

Entwicklungsteam bei Konzeptionsrunde vor einem Flipchart

Konzeptsketch Storybox auf einem Whiteboard

Unsere Lösung

Ein zentrales Werkzeug für alle Kampagnen

Storybox ist heute die zentrale Plattform für das Kampagnenmanagement bei Warner Music. Sie bietet:

Eine gemeinsame, internationale Echtzeit-Ansicht aller Kampagnen
Live-Daten, KPIs und Updates direkt aus den Teams
Kollaboration ohne E-Mail-Chaos oder veraltete Chats
Strukturierte Kampagnendaten als Grundlage für Entscheidungen und Learnings

100 % Adoptionsrate bei allen aktiven Kampagnen, drastisch reduzierte interne Kommunikation, beispielsweise mehr als 10.000 weniger Emails innerhalb der ersten drei Monate und deutlich bessere Kampagnenentscheidungen sprechen für sich.

Umsetzung

Von der Idee zur Plattform – mit allen Beteiligten

Unser Team-Setup

Interdisziplinäres Kernteam mit Entwickler:innen, UX und Scrum Master
Enge Zusammenarbeit mit Marketing, IT, Legal, A&R und Business
Konsequente Umsetzung agiler Methoden (Scrum, Sprints, Retrospektiven, Reviews)

Die Entwicklung von Storybox war kein klassisches IT-Projekt. Sie war ein co-kreativer, iterativer Prozess – mit vielen Schleifen, Feedbackphasen und Lernmomenten.

Was wir gelernt haben:

Klein starten: Sowohl der erste Prototyp als auch die erste Produktivversion waren bewusst reduziert
Nutzer:innen früh einbinden: Nicht erst beim Testen, sondern schon ab Zieldefinition vor Beginn der eigentlichen Softwareentwicklung
Produktentwicklung = Organisationsentwicklung: Fast jede Abteilung war in der Formund des Produkts involviert.
Digitalisierung muss erlebbar sein: Nur was sich nah an den eigenen Bedürfnissen orientiert, wird gern genutzt und landet nicht auf dem Haufen erfolgloser Digitalprojekte.

Wir haben gemeinsam ein Umfeld geschaffen, in dem Feedback willkommen war und neue Features direkt im Alltag erlebbar wurden.

Was Storybox heute kann

Echtzeit-Kollaboration über alle Standorte hinweg
Zentrale Sicht auf alle globalen Kampagnen
Qualitative Live-Daten für faktenbasierte Entscheidungen
Archivierung und Analyse vergangener Kampagnen für nachhaltiges Lernen
Erweiterungen für spezifische Rollen (z. B. A&Rs, Marketing, Legal)

Und: Die Plattform wächst mit. Neue Anforderungen werden kontinuierlich integriert, neue Use Cases entdeckt.

Storybox auf Smartphone, Tablet und Desktop

„Mit mindmatters haben wir in diesem Projekt zentrale Scrum-Rollen über einen Partner besetzt, der sich einem konsequent agilen Vorgehen verpflichtet fühlt. Diese Entscheidung können wir rückblickend absolut positiv bewerten. Durch diese Maßnahme haben wir erstmals ein durchgängig agiles Vorgehen umsetzen können, was nicht nur zu einem guten Projektergebnis beigetragen hat, sondern auch dem internen IT-Team die Sinnhaftigkeit einer konsequenten Orientierung an den Prinzipien der agilen Softwareentwicklung vermittelt hat.“

Andreas Igler

Benefits & Ausblick

Ein digitales Produkt als Startpunkt für Wandel

Storybox war der Startpunkt für viele weitere digitale Initiativen:

Design Sprints für weitere Fachbereiche
Agile Schulungen & Methodenvermittlung im Team
Entwicklung neuer Tools wie Arist Onboarding oder Asset Management Workflows
Strategische Offsites zur Neuausrichtung digitaler Ziele

Storybox wurde so zum Kristallisationspunkt für digitale Transformation bei Warner Music.

Storybox ist mehr als eine Plattform. Sie ist ein Beispiel dafür, wie ein digitales Produkt ein Unternehmen kulturell, organisatorisch und strategisch verändern kann. Sie macht Kampagnen sichtbarer, Entscheidungen besser und Zusammenarbeit einfacher. Und sie zeigt: Wenn Produktentwicklung und Organisationsentwicklung zusammengedacht werden, entsteht echte Transformation.

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